Condition préalable obligatoire

Ce poste nécessite une connaissance approfondie du secteur cynégétique.

Seules les candidatures répondant aux critères suivants seront examinées :

• Justifier d’une expertise avérée en matière cynégétique (à détailler dans le CV) ;

Les candidatures ne répondant pas à cette exigence ne pourront pas être prises en considération.

 

L’entreprise

Notre client est une ASBL francophone active dans le secteur cynégétique dont le siège est à Jambes (en région namuroise).

Composée de 4 salariés, l’association :

• Œuvre à la promotion et à la défense des pratiques de gestion durable de la faune sauvage dans le respect des principes éthiques et des réglementations en vigueur
• Mène des actions de sensibilisation relatives à la préservation des habitats, à la gestion des populations de gibier, à la conservation de la biodiversité, au bien-être animal et à la surveillance sanitaire de la faune sauvage
• Organise les formations théoriques et pratiques en vue de l’examen de chasse en Wallonie
• Assure un rôle de représentation du secteur auprès des autorités et institutions compétentes au niveau national et régional.

Dans ce cadre, 3HR recrute un·e Organisation & Process Coordinator.

 

Vous avez un vif intérêt pour la nature, une affinité avec le monde rural et une bonne connaissance des activités cynégétiques ? 

Vous souhaitez apporter vos compétences de coordination, d’organisation et d’amélioration continue pour la gestion pérenne d’une ASBL ? Alors lisez vite la suite !

 

Votre mission

Véritable pilier organisationnel de l’ASBL, vous êtes garant·e de la structuration, de la qualité et de l’efficacité des processus internes.

Vous travaillez en étroite collaboration avec le Secrétaire Général, les organes de gouvernance et l’équipe.

 

Vos responsabilités

En tant qu’Organisation & Process Coordinator, vos responsabilités seront partagées entre plusieurs pôles :

Coordination et optimisation des processus

Vous travaillez en étroite collaboration et sous la supervision du Secrétaire Général pour :

• Coconstruire et structurer l’organisation administrative globale de l’ASBL
• Analyser, formaliser et améliorer les processus internes : organisationnels et administratifs
• Concevoir et optimiser les procédures et veiller à leur bonne application 
• Mettre en place des outils de suivi et des indicateurs de qualité 
• Optimiser, administrer et paramétrer l’ERP (Odoo) 
• Structurer, fiabiliser et documenter les flux d’information 

Gestion administrative

En étroite collaboration avec l’équipe, le Secrétaire général et les membres du CA vous êtes le pilier administratif de l’association : 

• Assurer le suivi des dossiers administratifs (contrats, abonnements, assurances, rapports internes)
• Garantir la conformité réglementaire (RGPD, UBO, publications légales…)
• Lancer et suivre les appels d’offres
• Structurer et archiver les documents légaux et internes
• Améliorer en continu les processus administratifs

Gestion des membres (+/- 5.000) et des bénévoles (+/- 100)

• Gérer et mettre à jour de la base de données
• Répondre aux sollicitations et questions des membres et des bénévoles (téléphone / mail) 
• Organiser les appels à cotisations (planification, relances, encaissements)
• Traiter les demandes d’admission

Événementiel & projets 

• Participer à l’organisation d’événements (salons, foires, etc.)
• Communiquer les événements aux membres
• Coordonner le calendrier des formations avec le Responsable formations 
• Gérer les inscriptions, la logistique (planning des formateurs et réservation des salles, …)

Organisation interne et gestion du bureau

• Accueillir les visiteurs, prestataires et fournisseurs
• Gérer le courrier, les colis et la centrale téléphonique
• Gérer les stocks et les fournitures
• Organiser réunions et déplacements
• Assurer la circulation fluide de l’information interne

Infrastructure et sécurité

• Coordonner la maintenance des bâtiments et les prestataires techniques (sécurité, nettoyage, etc.)
• Gérer les assurances (contrats et sinistres)

Communication

Cette responsabilité sera confiée en fonction des compétences acquises ou à développer :

• Soutenir la stratégie de communication et la cohérence de l’image institutionnelle
• Participer aux relectures et mises à jour du site internet, des réseaux sociaux, newsletter

 

Votre profil 

• Formation ou expérience en gestion, administration ou organisation
• Minimum 10 ans d’expérience professionnelle, idéalement en gestion d’une ASBL ou gestion de projets
• Expérience confirmée en structuration des processus et gestion administrative
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit)
• La connaissance du néerlandais, de l’allemand ou de l’anglais est un atout.
• Bonne maîtrise des outils MS Office et d’un ERP (idéalement Odoo)
• Intérêt ou expérience avec les outils d’intelligence artificielle (ChatGPT, Claude, etc.)
• Profil méthodique, rigoureux et polyvalent 
• Capacité d’analyse, de coordination et de priorisation 
• Excellente connaissance du secteur cynégétique, de son fonctionnement, de ses spécificités et de ses règles 
• Esprit analytique, structuré et orienté amélioration continue
• Autonomie, sens des responsabilités et esprit d’équipe
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Disponibilité ponctuelle en soirée ou le week-end pour certains événements (sur base volontaire)
• Vous avez un permis B et, idéalement, une voiture.

 

Notre offre

• Contrat : CDI ou statut freelance 
• Temps de travail : temps plein (38 h) ou 4/5e   
• Télétravail : +/- 20%  
• Congés : 20 jours (légaux) + récupérations liées aux événements
• Rémunération : 
  • Salaire attractif selon expérience (CP 337) 
  • Prime de fin d’année structurelle de la CP + Double pécule de vacances
  • Intervention dans les frais de transport
  • GSM et laptop de fonction
• Lieu de travail : Jambes – bureaux spacieux, accessibles en transport + parking (avec carte riverain)
• Une fonction transversale au cœur du fonctionnement de l’ASBL dans un environnement à taille humaine favorisant la polyvalence, l’autonomie et l’esprit d’équipe. Un emploi stimulant et socialement pertinent au sein d’une équipe motivée.

 

Intéressé·e ? Postulez !

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée, polyvalente, force de propositions, autonome ayant l’esprit d’équipe et le sens des responsabilités. 

Adressez votre candidature à Mme Gwendoline de Robiano avec la référence "3HR-P-001" :

• Envoyez votre CV (PDF, en français)
• Et un court texte de motivation précisant votre connaissance du monde rural et du secteur cynégétique 

Candidature via le bouton “Je postule” (exclusivement)

 

Processus de recrutement

• Dès le 6 avril, entretien de qualification avec 3HR : visioconférence (1h30)
• Rencontre dans les bureaux de l’ASBL 
• Cas pratique ou test dans les bureaux de l’ASBL
• Entretien final avec le CA et le Secrétaire Général 
• Prise de fonction : selon votre disponibilité / préavis, idéalement dès que possible.

 

Votre candidature sera traitée avec la plus stricte confidentialité. 

Seules les candidatures adressées à 3HR et répondant à la condition préalable seront examinées. 

 

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