Opportunité d’emploi confidentielle

CDI temps plein – Bruxelles

Office Manager (H/F/X)

 

Vous êtes organisé·e, polyvalent·e et aimez faire avancer les choses ? Rejoignez une ASBL dynamique, accompagnée par 3HR.be, le partenaire RH de référence pour les organisations du secteur non marchand et les PME en croissance.

 

Votre mission

En tant qu’Office Manager, vous jouez un rôle central dans la gestion quotidienne de l’ASBL. Véritable pilier de l’organisation, vous assurez le bon fonctionnement des opérations internes, en coordination avec l’équipe, les prestataires et les membres.

 

Vos responsabilités

Office Management

• Accueillir les visiteurs, prestataires et fournisseurs
• Gérer le courrier, les colis et la centrale téléphonique
• Assurer la gestion des stocks, commandes et locations de fournitures
• Participer au choix des fournisseurs et aux appels d’offres
• Organiser les réunions, déplacements, événements internes
• Coordonner la circulation des informations internes

Assistance administrative

• Apporter un soutien administratif aux départements
• Gérer les agendas de la direction et du bureau exécutif
• Classer et archiver les documents (papier et digital)
• Gérer l’occupation des salles, les locations et les événements sur site
• Assurer le suivi des dossiers administratifs (contrats, abonnements, assurances)

Gestion de l’immeuble et des fournisseurs

• Suivre les prestations de nettoyage, sécurité, maintenance
• Gérer les interventions techniques : coordination, planification, accueil des prestataires
• Suivre et classer tous les contrats fournisseurs (IT, téléphonie, alarme, etc.)

Comptabilité de base

• Gérer les factures entrantes et sortantes, notes de frais, encodages de paiements
• Suivre les paiements et relances
• Affecter les centres de coûts aux factures

Gestion des membres

• Mettre à jour la base de données membres
• Gérer les cotisations : envois, rappels, encodages
• Répondre aux demandes d’admission
• Réaliser des reportings réguliers à l’Organe d’Administration

Support événementiel

• Organiser la vie interne (team building, anniversaires…)
• Participer à la préparation d’événements (inscriptions, logistique, fournisseurs)

 

Profil recherché

Formation et expérience

• Bachelor (BAC +3) en Office Management, gestion hôtelière, communication, assistanat, gestion événementielle ou équivalent
• Minimum 3 ans d’expérience dans une fonction similaire

Langues

• Français impeccable, orthographe irréprochable
• Bon niveau de néerlandais (B1+/B2), à l’oral et à l’écrit

Compétences techniques

• Aisance avec les outils bureautiques (MS Office, CRM, base de données, logiciels de gestion et de comptabilité)
• Maîtrise de la comptabilité de base (factures, encodage, suivi)
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils (formation prévue)

Savoir-être

• Polyvalent·e, débrouillard·e et orienté·e solutions
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Esprit d’initiative, rigueur et sens de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe 
• Aisance relationnelle, empathie et présentation soignée
• Capacité à gérer les urgences et prioriser
• Intérêt marqué pour le secteur non-marchand

 

Nous vous offrons

• Contrat : CDI à temps plein (38h/semaine, 100% en présentiel)
• Salaire brut mensuel : entre 3.000 € et 4.000 €, selon votre profil
• Avantages extralégaux :
  • Prime de fin d’année (13e mois)
  • Double pécule de vacances
  • Chèques-repas (8 €/jour)
  • Forfait GSM 
    
  • Participation aux frais de transport
• Lieu de travail : Bureaux situés à 1000 Bruxelles (Abbaye Cambre), accessibles en transports en commun, parking voiture/vélo gratuit.

 

Envie de rejoindre une équipe engagée ?

Nous cherchons une personne fiable, polyvalente et motivée qui aime qui apporter des solutions et coconstruire à long terme. Chez 3HR.be, nous adorons rencontrer des profils enthousiastes et proactifs.

Si c’est vous, n’attendez plus et adressez votre candidature à Mme Gwendoline de Robiano avant le 31 juillet :

• CV en format PDF (en Français) et un court texte de motivation
• Postulez uniquement via le site internet de 3HR : http://www.3HR.be/A3434

⚠ Seuls les candidats résidant en Europe et ayant l’autorisation de travailler en Belgique seront contactés pour les entretiens, merci pour votre compréhension.

 

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L'agence 3HR.be est le partenaire privilégié des organisations du secteur non-marchand et des PME en croissance pour toutes leurs questions en recrutement et en ressources humaines. Chez nos clients, vous rejoindrez des entreprises qui valorisent l'innovation, l'intégrité et l'excellence, tout en promouvant un environnement de travail collaboratif et stimulant. Nos clients croient en une politique RH agile et humaine pour exploiter pleinement le potentiel humain.

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